NAVEGANDO EL CAMBIO: LA FACTURA ELECTRÒNICA

En este artículo, nos proponemos aclarar tus dudas y proporcionarte una guía clara sobre lo que necesitan saber los empresarios y autónomos en relación con la facturación electrónica. Sin extendernos demasiado, reconocemos que todos nuestros lectores están familiarizados con el concepto de factura, dado que constituyen una parte integral de la vida diaria de emprendedores, empresarios y autónomos. Sin embargo, consideramos que nunca está de más realizar un breve repaso para asegurar una comprensión completa y actualizada del tema.

• Qué és la factura electrónica y diferencia con la factura digital
• Origen de este cambio y beneficios
• Qué dice el regulador y calendario a seguir
• Quién estará obligado a emitir factura electrónica
• Cómo va a ser la emisión de este tipo de factura
• Obligaciones del emisor

La factura es un tipo de documento que certifica la compraventa entre un emisor -quién emite la factura- y un comprador. En ella debe constar obligatoriamente un título, fecha de emisión, número de la factura, datos a efectos fiscales de las dos partes, descripción de los productos, y precio con importes de los impuestos. Para ambas partes de la relación resulta muy importante porque gracias a las facturas se pueden justificar devoluciones o reclamaciones, pero también son especialmente relevantes para demostrar a Hacienda las compraventas efectuadas, de cara al pago de impuestos. Sí, has entendido bien: si tus facturas cumplen con el contenido adecuado, podrás hacerlas valer como prueba legal o fiscal.

Pero…¿y la forma también importa?

La factura electrónica (o e-factura) es lo mismo que una factura en papel. En cuanto a contenido, por supuesto. Por lo tanto, hemos de tener presente que cuando hablamos de factura electrónica, solamente hablamos de una factura en un formato electrónico en vez de papel, pero la esencia es la misma y su contenido obligatorio es el mismo. Para que una factura electrónica tenga validez legal, ésta debe estar firmada electrónicamente (con un certificado electrónico reconocido).

¿Por qué todo esto?

Porque la ¡digitalización avanza a pasos gigantescos!. Son muchos los sectores de la sociedad que se están digitalizando, y el turno de los negocios ha llegado. Este formato ha llegado para facilitar el proceso de facturación de los empresarios y avanzar hacía un ecosistema cada vez más digital. La regulación de la factura electrónica en España se encuentra en la Ley “Crea y Crece” aprobada en septiembre de 2022. Lo cierto es que estos cambios ya están llegando: nuestros gobiernos ya han empezado a insistir con la digitalización, no se trata de un tema del futuro sino del presente. Es importante que tú, empresario o autónomo que emite facturas a diario, seas consciente de los cambios que están por llegar, para adaptar tu negocio gradualmente y que los cambios normativos no afecten drásticamente a tu empresa.

Los beneficios de la facturación electrónica son:

• Simplificación del proceso de facturación
• Agilidad en los pagos: pagos instantáneos y rápidos
• Control de los pagos: los softwares que permiten la facturación electrónica reducirán la morosidad y el fraude comercial
• Reducir cargas administrativas
• Automatizar un proceso tedioso para las pequeñas empresas
• Mayor crecimiento empresarial (¡menos tiempo perdido en las malditas facturas!)

¿Te has fijado que en todo momento te hablamos de factura “electrónica”, y no “digital”, y es que ¡No son lo mismo! Una factura electrónica o e-factura es aquella que se realiza mediante un software que permite garantizar su autenticidad, conlleva un extra de protección. En cambio la factura digital es la que se asemeja perfectamente a una factura en papel pero que se envía al destinatario en formato digital (PDF, Word o Excel, por ejemplo). Escanear una factura no es el modo ideal de hacerla, pero si contiene los datos correctamente tendrá validez.

Regulación y calendario

La factura electrónica se encuentra en la Ley de Creación y Crecimiento Empresarial (Ley Crea y Crece), una norma que salió a la luz en septiembre de 2022. En junio de 2023 se publicó el borrador de proyecto de Real Decreto con el que se desarrolla esta ley con lo que tiene que ver con la factura electrónica. ¡Todavía no ha sido aprobado! Las próximas fechas a observar son las siguientes: Aprobación del Real Decreto: Los proveedores de software tendrán 10 meses para crear las herramientas a este nuevo sistema de facturación. Después de 2 meses de supervisión, la facturación electrónica se hará obligatoria en el siguiente marco:

2025: La factura electrónica se convierte en obligatoria para las grandes empresas españolas. 2026: la factura electrónica se convierte en obligatoria para las pequeñas empresas

No se sabe una fecha concreta, estas son las aproximaciones hechas por la AEAT.

¿Quién estará obligado a presentar la factura electrónica?

Sin embargo, hay una excepción importante: esta obligación no será exigible cuando una de las partes no tenga su sede de actividad económica en España, ni cuente con un establecimiento permanente al cual se dirija la facturación, o en su defecto, no tenga su domicilio o residencia habitual en España.

Tanto las empresas como los profesionales autónomos tendrán la obligación de utilizar facturas electrónicas en sus interacciones comerciales con otros negocios y profesionales. En un plazo aproximado de dos años desde que se apruebe el reglamento correspondiente, todas las entidades del sector privado en España deberán adoptar la facturación electrónica como un requisito obligatorio en sus relaciones B2B.

Hay dos excepciones importantes:

Esta obligación no se aplicará inicialmente a las transacciones con consumidores o clientes finales (B2C).

La facturación electrónica no será exigible cuando una de las partes no tenga su sede de actividad económica en España (no debe tener tampoco establecimiento permanente al cual se dirija la facturación, ni tampoco su domicilio o residencia habitual en España).

¿Cómo podré emitir este tipo de factura?

Lo primero que hay que tener clarísimo es que las facturas seguirán siendo obligatorias, y su contenido esencial -mencionado más arriba-, también. Aún así, ahora se requerirá que las e-facturas cumplan con una serie de requisitos técnicos para evitar el fraude.

Para emitir facturas electrónicas será necesario emplear un software homologado por la AEAT, es decir, un programa específicamente autorizado por las autoridades tributarias para este propósito. Estos programas deben cumplir con estándares técnicos establecidos para asegurar la validez legal y la integridad de las facturas emitidas. El uso de programas homologados asegura el cumplimiento de los requisitos legales y técnicos establecidos por la normativa, lo que ayuda a prevenir el fraude fiscal y facilita la supervisión por parte de las autoridades tributarias.

Pero no te preocupes, a todos los cambios que vengan, ¡en Lawwwing estaremos preparados para afrontarlos!

Obligaciones del emisor de la factura electrónica

A pesar de la falta de claridad sobre los requisitos técnicos para la nueva factura electrónica, el emisor debe cumplir con una serie de obligaciones. Estas incluyen obtener el consentimiento del receptor para recibir la factura en formato electrónico, crear la factura utilizando una solución tecnológica adecuada e incorporar todos los datos necesarios, garantizar su legibilidad, asegurar el acceso al documento para visualización, búsqueda, copia y descarga, conservar los datos de la factura, contabilizar en la contabilidad, garantizar su autenticidad, integridad y legibilidad, presentar una firma electrónica válida y reconocida, y finalmente, enviar la factura de forma telemática.

Esperamos haber aclarado vuestras dudas y si os ha quedado alguna pendiente… ¡Ya sabéis dónde encontrarnos!